Bạn đang phụ trách các vấn đề về thuế trong công ty, hay là cá nhân đang lên kế hoạch quyết toán thuế thu nhập cá nhân? Hiểu rõ quy trình hoàn tất thuế thu nhập cá nhân năm 2025, thời hạn nộp hồ sơ và những điểm cần lưu ý sẽ giúp giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa thời gian xử lý.
Bài viết này tóm tắt những thông tin thiết yếu giúp bạn hoàn tất thủ tục kê khai thuế thu nhập cá nhân năm 2025 một cách chính xác và hiệu quả.
1. Tại sao cần phải hoàn tất thủ tục kê khai thuế thu nhập cá nhân năm 2025?
Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là quá trình mà một cá nhân tổng hợp tất cả thu nhập kiếm được trong năm (từ ngày 1 tháng 1 đến ngày 31 tháng 12), tính toán lại chính xác số tiền thuế thu nhập cá nhân (PIT) phải nộp theo quy định, và so sánh với số thuế đã tạm nộp hoặc khấu trừ để xác định xem có phải nộp thêm thuế hoặc được hoàn thuế hay không.
Trong trường hợp phải nộp thêm thuế, khoản thuế đó phải được thanh toán đúng hạn. Thanh toán chậm có thể dẫn đến phạt, với lãi suất thanh toán chậm là 0,03% mỗi ngày trên số tiền thuế còn nợ.
Kết quả cuối cùng có thể dẫn đến:
- Khoản thanh toán bổ sung nếu có sự thiếu hụt (phí phạt trả chậm: 0,03% mỗi ngày)
- Hoàn thuế nếu đã nộp thừa thuế.
Ngoài ra, việc hoàn thành nghĩa vụ thuế giúp cá nhân tránh được rủi ro pháp lý trong tương lai. Trong nhiều trường hợp như mua nhà, vay ngân hàng hoặc xin visa, các cơ quan chức năng có thể yêu cầu bằng chứng về việc hoàn thành nghĩa vụ thuế. Nếu không hoàn tất thủ tục thuế, cá nhân có thể không cung cấp được các giấy tờ này khi cần thiết.
2. Ai phải thực hiện việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm 2025?
Theo Nghị định 126/2020/ND-CP và Công văn 883/TCT-DNNCN, không chỉ người lao động mà cả các tổ chức chi trả thu nhập cũng có trách nhiệm tiến hành quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm 2025.
Dành cho tổ chức
- Các doanh nghiệp hoặc tổ chức chi trả thu nhập được ủy quyền hoàn tất thủ tục thuế thay mặt cho cá nhân.
- Áp dụng bất kể thuế đã được khấu trừ hay chưa, trừ trường hợp không có thu nhập nào được trả.
Dành cho cá nhân:
- Các cá nhân cư trú tại Việt Nam (những người lưu trú từ 183 ngày trở lên trong một năm dương lịch hoặc trong vòng 12 tháng liên tiếp kể từ ngày đầu tiên đến Việt Nam) có thuế phải nộp thêm hoặc thuế đã nộp thừa và muốn yêu cầu hoàn thuế hoặc chuyển khoản thuế đó sang kỳ tính thuế tiếp theo phải thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân. (Trừ trường hợp số thuế phải nộp thêm không vượt quá 50.000 VND hoặc cá nhân không yêu cầu hoàn thuế hoặc bù trừ.)
- Cá nhân nước ngoài chấm dứt hợp đồng lao động tại Việt Nam trước khi rời khỏi đất nước cũng phải hoàn tất thủ tục quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
- Các cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương và tiền công đủ điều kiện được giảm thuế do thiên tai, hỏa hoạn hoặc các sự kiện bất khả kháng khác cũng phải hoàn tất thủ tục thuế.
Các trường hợp không cần quyết toán thuế TNCN:
Cá nhân không bắt buộc phải hoàn tất thủ tục kê khai thuế thu nhập cá nhân trong các trường hợp sau:
- Mức thuế phải nộp thêm không vượt quá 50.000 VND.
- Có khoản thuế đã nộp thừa, nhưng cá nhân đó không yêu cầu hoàn thuế hoặc chuyển khoản thuế thừa sang kỳ tiếp theo.
Để hiểu rõ hơn cách xác định thuế phải nộp trong các trường hợp cụ thể, bạn có thể tham khảo hướng dẫn chi tiết tại đây: Cách tính thuế thu nhập cá nhân năm 2026 tại Việt Nam
3. Hạn chót để hoàn tất kê khai thuế thu nhập cá nhân năm 2025
Theo Điều 44 của Luật Quản lý Thuế năm 2019, thời hạn nộp hồ sơ như sau:
Đối với các tổ chức chi trả thu nhập:
- Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ ba kể từ cuối năm dương lịch (tức là ngày 31 tháng 3 năm 2026).
- Nếu hạn chót rơi vào ngày lễ, thời hạn sẽ được gia hạn đến ngày làm việc tiếp theo (thường là ngày 1 tháng 4).
Đối với các cá nhân tự kê khai thuế TNCN:
- Chậm nhất là ngày 30 tháng 4 năm sau (cụ thể là 30/04/2026)
- Nếu hạn chót trùng với ngày lễ, thời hạn sẽ được gia hạn đến ngày làm việc tiếp theo.
Lưu ý: Nếu cá nhân đủ điều kiện được hoàn thuế, việc nộp muộn sẽ không bị phạt hành chính do nộp chậm (Khoản 4, Điều 28, Thông tư 111/2013/TT-BTC).
KHÁM PHÁ CÁC DỊCH VỤ CỦA CHÚNG TÔI
4. Các giấy tờ cần thiết để hoàn tất thủ tục quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm 2025
Theo Khoản 1, Mục IV của Công văn số 13762/CTHN-HKDCN (2023), các giấy tờ cần thiết để hoàn tất thủ tục thuế thu nhập cá nhân (PIT) được phân loại theo chủ đề như sau:
Dành cho các cá nhân tự hoàn tất thủ tục.
- Mẫu đơn khai báo thuế TNCN số 02/QTT-TNCN
- Phụ lục khấu trừ người phụ thuộc số 02-1/BK-QTT-TNCN (nếu có)
- Giấy chứng nhận khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (chứng từ khấu trừ thuế)
- Bằng chứng nộp thuế (đối với thu nhập kiếm được ở nước ngoài)
- Các giấy tờ chứng minh cho việc khấu trừ thuế (từ thiện, đóng góp nhân đạo, bảo hiểm, v.v.)
- Giấy tờ đăng ký người phụ thuộc (nếu chưa đăng ký trước đó)
- Thông tin tài khoản ngân hàng (trong trường hợp yêu cầu hoàn thuế)
- Giấy tờ tùy thân (nếu cơ quan thuế yêu cầu để xác minh)
Dành cho các công ty thực hiện thủ tục hoàn tất thay mặt cho nhân viên.
- Mẫu đơn khai báo hoàn tất PIT số 05/QTT-TNCN
- Phụ lục: 05-1/BK-QTT-TNCN, 05-2/BK-QTT-TNCN (nếu có)
- Danh sách các cá nhân được ủy quyền hoàn tất thủ tục thuế (Mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN)
Các tài liệu nội bộ nhằm mục đích hoàn thiện và giải thích:
- Hồ sơ lương và thu nhập của nhân viên
- Tài liệu chứng minh việc thanh toán thu nhập
- Đã cấp giấy chứng nhận khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
- Các giấy tờ liên quan khác theo yêu cầu của cơ quan thuế (nếu có).
Cá nhân và doanh nghiệp có thể hoàn tất thủ tục quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm 2025 thông qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc ứng dụng di động eTax.
5. Những lưu ý quan trọng về việc kê khai thuế thu nhập cá nhân năm 2025
Để đảm bảo việc hoàn tất kê khai thuế thu nhập cá nhân năm 2025 chính xác và giảm thiểu rủi ro, người nộp thuế cần lưu ý:
Xem xét tất cả thu nhập chịu thuế
Tổng hợp tất cả các nguồn thu nhập, bao gồm lương, tiền thưởng, phụ cấp và các khoản thu nhập khác. Đối chiếu với Luật Thuế Thu nhập Cá nhân năm 2025 để xác định chính xác thu nhập chịu thuế và thu nhập được miễn thuế.
>>> Tham khảo: Thuế thu nhập cá nhân năm 2026: Những thay đổi quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến người lao động
Đăng ký người phụ thuộc đúng hạn
Các khoản khấu trừ cho người phụ thuộc chỉ được áp dụng nếu đăng ký đúng cách. Đăng ký muộn có thể dẫn đến mất quyền được hưởng khấu trừ.
Đối chiếu số tiền thuế đã khấu trừ
So sánh số thuế đã khấu trừ với số tiền thuế thực tế phải nộp sau khi hoàn tất thủ tục để tránh nộp thiếu hoặc bỏ sót khoản hoàn thuế.
Nhìn chung, việc hiểu rõ quy trình hoàn tất thuế thu nhập cá nhân năm 2025, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và tuân thủ thời hạn sẽ giúp cá nhân và doanh nghiệp tránh bị phạt đồng thời tối ưu hóa lợi ích về thuế. Trong những trường hợp phức tạp, làm việc với một công ty tư vấn chuyên nghiệp có thể giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định.
Hãy theo dõi mục Thông tin chi tiết & Tin tức của Vina TPT để cập nhật những quy định mới nhất về thuế, kế toán và pháp luật dành cho doanh nghiệp và người nước ngoài.