Trong bối cảnh quản lý thuế tại Việt Nam ngày càng thắt chặt với hệ thống hóa đơn điện tử tích hợp với cơ quan thuế, việc xác định sai thời điểm xuất hóa đơn không còn là một lỗi kỹ thuật nhỏ mà đã trở thành rủi ro pháp lý hàng đầu. Đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp FDI, việc nắm vững quy định mới nhất tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP (bổ sung cho Nghị định 123) là chìa khóa để đảm bảo tính tuân thủ.
1. Tại sao doanh nghiệp cần xác định đúng thời điểm xuất hóa đơn?
Việc xác định đúng thời điểm xuất hóa đơn không chỉ là yêu cầu hành chính mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe tài chính của doanh nghiệp:
- Tránh phạt hành chính: Các hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm có thể chịu mức phạt tiền từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng cho mỗi sai sót.
- Bảo vệ quyền khấu trừ thuế GTGT: Nếu hóa đơn đầu vào sai thời điểm, doanh nghiệp mua hàng có nguy cơ bị cơ quan thuế từ chối khấu trừ thuế GTGT và loại chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.
- Chỉ số tín nhiệm (Tax Health): Sự chính xác về hóa đơn là minh chứng cho năng lực quản trị, giúp doanh nghiệp vượt qua các kỳ thanh tra thuế một cách thuận lợi.
2. Quy định chung về thời điểm xuất hóa đơn theo quy định hiện hành
Theo quy định cốt lõi tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và những điểm cập nhật mới nhất tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định theo nguyên tắc:
“Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hóa hoặc thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.”
Lưu ý quan trọng: Cần phân biệt rõ giữa “Ngày lập” (Invoice Date) và “Ngày ký số” (Digital Signature Date). Để được coi là hợp lệ, hai ngày này nên trùng nhau hoặc ngày ký số không được quá xa so với ngày lập để tránh bị đưa vào diện rủi ro cao khi thanh tra.
3. Thời điểm xuất hóa đơn đối với hàng hóa
Đối với hoạt động bán hàng hóa, thời điểm xuất hóa đơn được xác định rất rõ ràng qua các dấu mốc sau:
3.1 Trường hợp bán hàng thông thường
Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua.
Ví dụ: Doanh nghiệp A giao hàng cho doanh nghiệp B vào ngày 15/05/2026. Dù doanh nghiệp B thanh toán vào tháng sau, thì hóa đơn vẫn phải được lập ngay vào ngày 15/05/2026.
3.2 Các trường hợp đặc biệt (Trả chậm, trả góp, xuất khẩu)
Xuất hóa đơn đối với bán hàng trả chậm, trả góp:
Nhiều kế toán thường nhầm lẫn rằng phải thu đủ tiền mới xuất hóa đơn. Tuy nhiên, quy tắc cốt lõi vẫn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc sử dụng hàng hóa. Dù khách hàng thanh toán trong nhiều kỳ, hóa đơn điện tử vẫn phải được lập ngay khi giao hàng để ghi nhận doanh thu và nghĩa vụ thuế kịp thời.
Xuất hóa đơn đối với hàng hóa xuất khẩu (bao gồm cả gia công xuất khẩu):
Đây là điểm cập nhật mang tính bước ngoặt giúp doanh nghiệp chủ động hơn nhưng cũng đòi hỏi sự kiểm soát chặt chẽ. Thời điểm xuất hóa đơn đối với hàng hóa xuất khẩu, các loại hóa đơn điện tử (hóa đơn thương mại, hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng) được xác định:
- Quyền tự xác định của người bán: Doanh nghiệp được chủ động chọn thời điểm lập hóa đơn phù hợp với quy trình vận hành nội bộ.
- Hạn cuối bắt buộc : Chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.
Doanh nghiệp lưu ý “Ngày thông quan” chính là mốc thời gian quan trọng. Doanh nghiệp xuất khẩu cần thiết lập kênh thông tin thông suốt giữa bộ phận Logistics (theo dõi tờ khai hải quan) và bộ phận Kế toán để đảm bảo hóa đơn được lập ngay khi có kết quả thông quan, tránh rủi ro lập trễ gây ảnh hưởng đến việc hoàn thuế GTGT hoặc bị xử phạt hành chính.
THAM KHẢO DỊCH VỤ KẾ TOÁN TRỌN GÓI
4. Thời điểm xuất hóa đơn đối với dịch vụ
Khác với hàng hóa có hình thái vật chất cụ thể, dịch vụ mang tính vô hình nên việc xác định thời điểm để lập hóa đơn thường gây ra nhiều tranh cãi trong các kỳ thanh tra thuế. Theo khung pháp lý mới nhất được làm rõ hơn tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp FDI cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
Thời điểm xuất hóa đơn đối với dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Khi nào dịch vụ được coi là “hoàn thành”?
Thời điểm lập hóa đơn là ngày hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Trong hầu hết các hợp đồng cung cấp dịch vụ, ngày hoàn thành dịch vụ được căn cứ theo thỏa thuận tại hợp đồng đã ký kết. Thông thường đây là thời điểm ký biên bản nghiệm thu hoặc biên bản xác nhận hoàn thành dịch vụ.
Tiền tạm ứng/ đặt cọc dịch vụ thì xuất hóa đơn khi nào?
Từ 01/06/2025, tại điểm a khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hoá đơn đối với dịch vụ như sau:
“Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).”
Như vậy, trường hợp người mua thanh toán trước phí dịch vụ thì người bán phải xuất hóa đơn tại thời điểm thu tiền, trừ một số trường hợp đặc thù theo quy định.
5. Rủi ro và mức phạt khi xuất hóa đơn sai thời điểm năm 2026
Cơ quan thuế hiện nay sử dụng công nghệ để đối soát dữ liệu hóa đơn điện tử theo thời gian thực.
- Phạt hành chính: Mức phạt có thể lên tới 20.000.000 VNĐ tùy theo số ngày chậm trễ.
- Hóa đơn không hợp lệ: Bên mua sẽ bị từ chối hoàn thuế GTGT, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín của doanh nghiệp bạn với đối tác.
>>> Tham khảo thêm bài viết: Hướng dẫn xử lý hóa đơn xuất sai ngày
6. Lời khuyên từ chuyên gia để tối ưu quy trình kế toán
Với hơn 20 năm kinh nghiệm tư vấn cho các doanh nghiệp FDI, Vina TPT đề xuất các giải pháp giúp bạn kiểm soát rủi ro hóa đơn:
- Xây dựng quy trình nội bộ: Kết nối chặt chẽ giữa bộ phận Kho, Kinh doanh và Kế toán, Logistic để đảm bảo thông tin giao hàng/nghiệm thu được cập nhật ngay lập tức.
- Kiểm tra tính đồng nhất: Luôn đảm bảo ngày trên biên bản nghiệm thu trùng với ngày lập hóa đơn điện tử.
- Sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp: Việc thuê ngoài Dịch vụ kế toán trọn gói giúp doanh nghiệp tận dụng đội ngũ chuyên gia am hiểu luật thuế, luôn cập nhật các nghị định mới nhất như Nghị định 70/2025/NĐ-CP để tránh mọi sai sót không đáng có.
Câu hỏi thường gặp
1. Có được xuất hóa đơn trước ngày nghiệm thu không?
Pháp luật quy định xuất hóa đơn khi hoàn thành hoặc thu tiền trước (tùy loại dịch vụ). Xuất trước khi không có căn cứ hoàn thành có thể bị coi là xuất hóa đơn khống, rủi ro rất cao.
2. Tiền đặt cọc hợp đồng có cần xuất hóa đơn không?
Nếu là tiền cọc để đảm bảo thực hiện hợp đồng (không phải thanh toán trước dịch vụ đặc thù), doanh nghiệp chỉ cần lập phiếu thu, không cần xuất hóa đơn.
3. Đối với các dự án xây dựng, lắp đặt dài hạn, thời điểm xuất hóa đơn được xác định như thế nào?
Đối với hoạt động xây dựng và lắp đặt, thời điểm lập hóa đơn không nhất thiết phải chờ đến khi bàn giao toàn bộ công trình. Hóa đơn phải được lập tại thời điểm nghiệm thu, bàn giao từng phần khối lượng hoàn thành hoặc dựa trên các cột mốc tiến độ thanh toán đã được hai bên thỏa thuận cụ thể trong hợp đồng. Việc này giúp doanh nghiệp FDI đảm bảo tính minh bạch về doanh thu theo từng giai đoạn thực hiện dự án và tuân thủ đúng quy trình thanh tra thuế.
Với đội ngũ chuyên gia hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán thuế và pháp lý cho các doanh nghiệp nước ngoài, Vina TPT cam kết giúp bạn tuân thủ tuyệt đối các quy định mới nhất. Kết nối với đội ngũ Kế toán của Vina TPT ngay hôm nay để nhận giải pháp dịch vụ kế toán – thuế tối ưu cho doanh nghiệp FDI của bạn.
ĐẶT LỊCH TƯ VẤN DỊCH VỤ MIỄN PHÍ
