Các khía cạnh về việc tuân thủ lao động tại Việt Nam: Hợp đồng lao động, hồ sơ tiền lương và giấy phép lao động là những phần trong hoạt động hằng ngày của doanh nghiệp. Sai sót ở các nội dung này có thể dẫn đến xử phạt hành chính và nghĩa vụ thanh toán các khoản còn nợ người lao động. Nghị định 283/2026/ND-CP, có hiệu lực từ ngày 10/09/2026, quy định việc xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động và bảo hiểm xã hội.
Vì vậy, doanh nghiệp tại Việt Nam cần rà soát các hoạt động nhân sự thường ngày, từ hợp đồng lao động, tiền lương đến giấy phép lao động và hồ sơ quản lý lao động. Dưới đây là bảy nội dung người sử dụng lao động cần đặc biệt lưu ý.
1. Hợp đồng lao động
Người sử dụng lao động có thể bị xử phạt nếu không giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản khi pháp luật yêu cầu, giao kết không đúng loại hợp đồng hoặc thiếu các nội dung chủ yếu. Việc giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng hoặc chứng chỉ của người lao động, cũng như yêu cầu người lao động đặt cọc hoặc dùng tài sản khác để bảo đảm thực hiện hợp đồng, cũng được xác định là hành vi vi phạm.
Theo tài liệu được cung cấp, mức phạt đối với các vi phạm về hình thức, loại hoặc nội dung hợp đồng lao động là từ 2 triệu đến 25 triệu đồng, tùy theo số lượng người lao động bị ảnh hưởng. Hành vi giữ giấy tờ bản chính hoặc yêu cầu đặt cọc có thể bị phạt từ 20 triệu đến 25 triệu đồng.
Cơ sở pháp lý: Điều 15 Nghị định 283/2026/ND-CP.
2. Thỏa thuận thử việc
Doanh nghiệp cần kiểm tra số lần áp dụng thử việc đối với một công việc, thời gian thử việc và mức lương trả cho người lao động. Theo tài liệu, không được yêu cầu thử việc quá một lần đối với cùng một công việc; thời gian thử việc không được vượt quá thời hạn luật định; và tiền lương thử việc phải bằng ít nhất 85% mức lương của công việc đó.
Người sử dụng lao động cũng phải thông báo kết quả thử việc và giao kết hợp đồng lao động khi người lao động đạt yêu cầu trong các trường hợp pháp luật quy định. Một số hành vi vi phạm có mức phạt từ 500.000 đồng đến 1 triệu đồng. Yêu cầu thử việc quá một lần, kéo dài thời gian thử việc quá mức cho phép hoặc trả lương thử việc không đúng quy định có thể bị phạt từ 2 triệu đến 5 triệu đồng. Người sử dụng lao động còn có thể phải trả đủ tiền lương còn thiếu hoặc giao kết hợp đồng lao động.
Cơ sở pháp lý: Điều 16 Nghị định 283/2026/ND-CP.
3.Tuân thủ quy định về tiền lương và bảng lương
Việc tuân thủ quy định về tiền lương không chỉ dừng ở tính lương hằng tháng. Theo tài liệu được cung cấp, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 5 triệu đến 10 triệu đồng đối với một số vi phạm liên quan đến thang lương, bảng lương, định mức lao động hoặc quy chế thưởng. Các hành vi này bao gồm không xây dựng hoặc công khai những nội dung trên; không tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi được yêu cầu; cung cấp bảng kê trả lương không đúng quy định; hoặc không bảo đảm trả lương bình đẳng cho công việc có giá trị như nhau.
Các vi phạm khác bao gồm trả chậm hoặc trả thiếu tiền lương theo hợp đồng, tiền làm thêm giờ, tiền làm việc ban đêm hoặc tiền lương ngừng việc. Tài liệu cũng liệt kê các hành vi khấu trừ lương không đúng quy định, không thanh toán tiền cho những ngày nghỉ hằng năm chưa sử dụng khi chấm dứt việc làm, và vi phạm về tiền lương trong thời gian tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác hoặc tạm đình chỉ công việc. Mức phạt được nêu phụ thuộc vào số lượng người lao động bị ảnh hưởng:
| Số người lao động bị ảnh hưởng | Mức phạt |
| 1–10 | 5–10 triệu đồng |
| 11–50 | 10–20 triệu đồng |
| 51–100 | 20–30 triệu đồng |
| 101–300 | 30–40 triệu đồng |
| Từ 301 người trở lên | 40–50 triệu đồng |
Hành vi trả lương thấp hơn mức lương tối thiểu do Chính phủ quy định có các khung phạt riêng được nêu trong tài liệu: 20–30 triệu đồng đối với 1–10 người lao động bị ảnh hưởng; 30–50 triệu đồng đối với 11–50 người; và 50–75 triệu đồng đối với từ 51 người trở lên.
Tài liệu cũng đề cập đến người lao động không thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp bắt buộc. Người sử dụng lao động phải trả thêm cùng kỳ trả lương một khoản tương đương với mức đóng bảo hiểm thuộc trách nhiệm của mình. Không trả hoặc trả thiếu khoản này có thể bị phạt từ 3 triệu đến 20 triệu đồng, tùy theo số lượng người lao động bị ảnh hưởng.
Tùy hành vi vi phạm, doanh nghiệp có thể phải trả đủ tiền lương còn thiếu hoặc trả chậm cùng khoản lãi phát sinh, hoặc thanh toán khoản tiền tương đương mức đóng bảo hiểm còn thiếu cùng khoản lãi.
Cơ sở pháp lý: Điều 23 Nghị định 283/2026/ND-CP.
4. Thực hiện hợp đồng và tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác
Khi bố trí người lao động làm công việc khác, doanh nghiệp cần rà soát việc thông báo, lý do và thời hạn chuyển công việc, cũng như trường hợp cần có sự đồng ý của người lao động. Tài liệu được cung cấp cũng lưu ý rủi ro khi bố trí địa điểm làm việc khác với hợp đồng hoặc không nhận người lao động trở lại làm việc sau thời gian tạm hoãn thực hiện hợp đồng.
Một số hành vi vi phạm có thể bị phạt từ 1 triệu đến 7 triệu đồng. Tài liệu nêu các khung phạt cao hơn đối với hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự (15–30 triệu đồng) và hành vi cưỡng bức hoặc ngược đãi người lao động (50–75 triệu đồng).
Cơ sở pháp lý: Điều 17 Nghị định 283/2026/ND-CP.
5. Chấm dứt quan hệ lao động
Khi quan hệ lao động chấm dứt, người sử dụng lao động cần kiểm tra nghĩa vụ thông báo bằng văn bản, việc hoàn tất các khoản thanh toán và việc bàn giao giấy tờ. Nội dung này bao gồm các quyền lợi của người lao động, trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp mất việc làm nếu áp dụng, thủ tục bảo hiểm xã hội và bảo hiểm thất nghiệp, cũng như việc trả lại giấy tờ hoặc cung cấp hồ sơ liên quan khi được yêu cầu.
Mức phạt được nêu đối với hành vi không thông báo bằng văn bản khi pháp luật yêu cầu là 1–3 triệu đồng. Các vi phạm liên quan đến thanh toán, trợ cấp hoặc giấy tờ sau khi chấm dứt quan hệ lao động có thể bị phạt từ 1 triệu đến 20 triệu đồng, tùy theo số lượng người lao động bị ảnh hưởng.
Cơ sở pháp lý: Điều 18 Nghị định 283/2026/ND-CP.
6. Người lao động nước ngoài và giấy phép lao động
Doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài cần kiểm tra xem từng người có giấy phép lao động còn hiệu lực hoặc văn bản xác nhận miễn giấy phép lao động hay không, đồng thời đối chiếu công việc thực tế với nội dung giấy phép. Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra nghĩa vụ thông báo khi người lao động làm việc tại nhiều tỉnh, thành phố và thủ tục nộp lại giấy phép hoặc văn bản xác nhận miễn giấy phép khi được yêu cầu.
Theo tài liệu được cung cấp, người lao động nước ngoài làm việc khi không có giấy phép lao động hoặc văn bản xác nhận miễn giấy phép lao động còn hiệu lực có thể bị phạt từ 15 triệu đến 25 triệu đồng. Đối với người sử dụng lao động sử dụng lao động nước ngoài không có giấy phép hợp lệ, mức phạt được nêu là 30–45 triệu đồng nếu vi phạm liên quan đến 1–10 người; 45–60 triệu đồng đối với 11–20 người; và 60–75 triệu đồng đối với từ 21 người trở lên. Trong một số trường hợp, người lao động nước ngoài còn có thể bị trục xuất khỏi Việt Nam.
Cơ sở pháp lý: Điều 13 Nghị định 283/2026/ND-CP.
7. Hồ sơ và báo cáo lao động
Công tác quản lý lao động bao gồm khai trình việc sử dụng lao động, lập sổ quản lý lao động, báo cáo tình hình biến động lao động, cũng như đăng ký hoặc cập nhật thông tin đăng ký lao động.
Theo tài liệu được cung cấp, các vi phạm liên quan đến khai trình hoặc sổ quản lý lao động có mức phạt khoảng 1 triệu đến 10 triệu đồng. Việc không đăng ký hoặc cập nhật thông tin đăng ký lao động có thể bị phạt 5–10 triệu đồng đối với 1–50 người lao động; 10–15 triệu đồng đối với 51–100 người; và 15–20 triệu đồng đối với từ 101 người trở lên.
Cơ sở pháp lý: Điều 11 và Điều 12 Nghị định 283/2026/ND-CP.
Tải checklist của Vina TPT để rà soát việc tuân thủ của doanh nghiệp đối với bảy nội dung lao động được đề cập trong bài viết.
TẢI VỀ CHECKLIST HỖ TRỢ TUÂN THỦ LAO ĐỘNG VÀ BẢO HIỂM
Vina TPT – Dịch vụ nhân sự và tính lương
Xử phạt hành chính chỉ là một trong những hậu quả có thể phát sinh khi doanh nghiệp chưa tuân thủ đầy đủ quy định. Tùy theo hành vi vi phạm, doanh nghiệp còn có thể phải trả tiền lương hoặc quyền lợi còn thiếu, thanh toán tiền lãi, hoàn thiện hồ sơ hoặc thực hiện các nghĩa vụ chưa hoàn tất. Việc thường xuyên rà soát hợp đồng lao động, hồ sơ tiền lương, hồ sơ bảo hiểm xã hội, giấy phép lao động và báo cáo lao động có thể giúp doanh nghiệp nhận diện những vấn đề cần xử lý.
Vina TPT hỗ trợ doanh nghiệp tại Việt Nam trong các lĩnh vực thành lập doanh nghiệp, kế toán, thuế, nhân sự và tiền lương, cũng như tuân thủ quy định trong hoạt động kinh doanh. Đối với các nội dung được đề cập trong bài viết, dịch vụ nhân sự và tiền lương của chúng tôi hỗ trợ tính lương, quản lý hồ sơ bảo hiểm xã hội, tính và kê khai thuế thu nhập cá nhân, cùng các công việc quản lý lao động liên quan.
Liên hệ Vina TPT để trao đổi về nhu cầu nhân sự, tiền lương và các dịch vụ hỗ trợ khác cho hoạt động của doanh nghiệp tại Việt Nam.